Die Realität in Unternehmen sieht aber oft ganz anders aus. Es wird sogar fein säuberlich in die transaktionale und in die kommunikative Welt getrennt. Aus technologischer Sicht sind dies häufig SAP Systeme mit den entsprechenden Prozessanwendungen und auf der anderen Seite Microsoft Teams & SharePoint, Atlassian Confluence oder Spezialanbieter für Mitarbeiter Apps.
In der Innenperspektive spiegelt sich diese Trennung auch in den zuständigen Abteilungen/Bereichen wieder. Getrennte Zuständigkeiten innerhalb der IT, getrennte Zuständigkeiten in den prozessverantwortlichen Fachabteilungen. Seit vielen Jahren ist es eine große Herausforderung, alle Beteiligten im Rahmen eines Digital Workplace Projektes überhaupt an einen Tisch zu bekommen. Das soll an dieser Stelle kein Pauschalurteil sein, bildet aber vielfach die Realität ab. Diese Trennung ist nicht wirklich gut und aus meiner Sicht nicht zielführend für die Zukunft!
Hier entstehen zu häufig künstliche Mauern, die Anwender*innen das Leben schwer machen. Das zeigt sich in verschiedenen Nutzungsszenarien. Im Alltag benötigen Anwender*innen zum Beispiel ein zu hohes Maß an Zugangswissen und müssen eine schwierige Transferleistung erbringen. Als Mitarbeiter*in muss ich wissen „wo etwas liegt oder getan werden soll“ und wie es sinnvoller Weise zu kombinieren ist. Ähnlich wie bei der Montage eines Autos, bei dem die einzelnen Fertigungskomponenten auf verschiedene Lager verstreut sind und vor der Montage umständlich und zeitintensiv eingesammelt werden müssen. Oder aber der Medienbruch in der Prozessanwendung selbst. Für eine Anleitung, Erklärung oder Fallunterscheidung ist es oft erforderlich, umständlich die Anwendung zu verlassen und in einer der vielen Informationsablagen nachzuschauen.
Statt einer Trennung sollte es also vielmehr darum gehen, Unternehmensprozesse d.h. Anwendungen mit der Kommunikation und den fachbezogenen Informationen zusammenzubringen und integriert zu kombinieren. Kommunikation und die verbundene Information ist ein sehr wichtiger Teil der Unternehmensprozesse. Ohne Kommunikation geht es nicht.