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Markus Marenbach

Geschäftsführer,
VANTAiO GmbH & Co KG.

4. November 2019

Nachrichten und News neu betrachtet

Vor mehr als 500 Jahren wurde von Christoph Kolumbus ein eingängiges Zitat geprägt: „Zuverlässige Informationen sind unbedingt nötig für das Gelingen eines Unternehmens“. Doch wie steht es damit in der modernen Organisation?

Haben wir nicht genug davon?

Sicherlich ist die Frage berechtigt, ob in Organisationen tatsächlich noch ein Mangel an Informationen herrscht. Grundsätzlich sind Informationen heute omnipräsent. „Eigentlich“ können die Anwender im Internet über Google & Co. sowie im internen Einsatz über Werkzeuge wie Portale, Intranetlösungen, Social-Collaboration-Tools oder Wikis alle für sie relevanten Daten und Fakten finden. Die reine Menge der Informationen ist also sicherlich ausreichend. Problematischer scheint aber die Frage, ob sie tatsächlich auch zuverlässig beim Anwender ankommen?

Was ist denn „neu“?

Nähert man sich den Begrifflichkeiten, so werden die Bezeichnungen Information, Nachricht, Neuigkeit oder News häufig synonym, d.h. gleichberechtigt, verwendet. Das ist auch vollkommen in Ordnung. Der Teufel steckt jedoch im Detail. Es geht nicht nur die Information selbst, sondern darum, die richtige Auswahl für die richtige Person in der richtigen Dosierung zum richtigen Zeitpunkt zu treffen. Erst diese Kombination kann zielführende Unterstützung in Entscheidungsprozessen des Unternehmens bieten. Wird einer der Parameter nicht beachtet, kann genau das Gegenteil eintreffen – Anwender werden verwirrt oder die Nachricht richtet sogar Schaden an.

Und wo liegt jetzt das Problem?

Viele Kommunikationssysteme im Unternehmen sind nicht wirklich alt, wurden aber zu einem Zeitpunkt eingeführt, bei der die Benutzerzentrierung noch nicht unbedingt den obersten Stellenwert hatte. User Centered Design (UCD) oder Design Thinking waren eventuell zwar bekannt, wurden aber nicht konsequent genug im Entwicklungsprozess berücksichtigt. Hinzu kommt, dass viele Software-Hersteller ihre Standardprodukte auch erst seit wenigen Jahren benutzerzentriert entwickeln, die Softwaregrundlage in Kundenprojekten konnte so nicht einfach und ohne erhebliche Mehrkosten geändert werden.

In der Praxis der Informationslogistik entstehen aus diesem Grund verschiedene Probleme. Die nachfolgende Abbildung listet einige typische Beispiele auf:

Eine häufige Alltagsschwierigkeit ist die durch eine Fragmentierung der Systeme entstehende Komplexität. Anstatt die relevanten Informationen tatsächlich automatisiert geliefert zu bekommen, müssen Anwender die verschiedenen Systeme erst „besuchen“ und sich dort orientieren. Es ist also ein sogenanntes Orientierungs- oder Zugangswissen erforderlich, welches man sich häufig erst nach mehreren Arbeitsjahren angeeignet ist. Grundsätzlich adressieren Enterprise-Search-Werkzeuge dieses Problem – gelöst im Sinne eines reibungslos funktionierenden und akzeptierten Ansatzes ist es aber in vielen Unternehmen nicht.

Eine große Herausforderung stellt auch die persönliche Relevanz der Informationen für den Anwender dar. „News“ werden heutzutage als redaktionell erstellte Nachrichten verstanden, die entweder von der Unternehmenskommunikation oder einer Fachabteilung (HR, IT, Marketing, etc.) generiert werden. Natürlich sind die Bekanntgabe der neusten Geschäftsergebnisse oder gesetzliche Änderungen im Personalumfeld relevant für den Einzelnen, für das persönliche Arbeitsumfeld sind aber andere Nachrichten wichtig.

Was kann das sein: Neue Dinge im Unternehmen?

In der folgenden Abbildung haben wir verschiedene Beispiele relevanter Neuigkeiten für einen Anwender zusammengestellt. Die klassische News ist die redaktionell erfasste Meldung der Unternehmenskommunikation. Hierbei handelt es sich um eine Top-Down-Information, die wichtige Belange des Unternehmens für einen breiten Adressatenkreis zusammenfasst.

Nachrichten sind aber vor allem auch Informationen aus den verschiedenen betriebswirtschaftlichen Bereichen oder Prozessen eines Unternehmens. Diese werden nicht redaktionell erstellt, sondern entstehen automatisiert in den Systemen. Gewinnt das Unternehmen zum Beispiel einen neuen Kunden, so ist das sicherlich für viele Mitarbeiter interessant und wichtig. Diese Information ist auch bereits im CRM System durch ein bestimmtes Statusfeld oder Attribut erfasst. Nur: Von dieser Statusmeldung erfährt außer den CRM-Benutzern niemand. Und für eine redaktionelle Kommunikation, d.h. manuelle Erfassung, fehlt häufig einfach die Zeit.

So lassen sich in einer praktischen Diskussion oder in Workshops viele Segmente identifizieren, in denen Informationen zwar vorhanden, aber bei den Anwendern nicht wirklich bekannt sind.

Eine neue Art von Informationsversorgung

Ausgehend von diesen Grundgedanken und vom grundsätzlichen Paradigma der Benutzerzentrierung wurde der Gedanke eines Nachrichten- und Aktivitäten-Managers geboren. Zusammen mit verschiedenen Early-Adopter-Kunden haben wir uns gefragt, wie es wäre, wenn alle für den jeweiligen Benutzer relevanten Neuigkeiten einem Ort zusammenliefen und der Konsum so simpel sei wie das Lesen einer Instagram-Story?

Genau an diesem Punkt setzt der VANTAiO Enterprise News Manager an. Er vollzieht den Wandel von einem Pull-Paradigma zu einer Push-Kultur. Zielsetzung ist, dem Anwender alle relevanten Nachrichten „mundfertig“ anzuliefern. Ein ähnliches Prinzip verfolgen die Mitteilungszentralen auf Smartphones, der Unterschied liegt aber in der Relevanz der Informationen. Es handelt sich hierbei eben nicht um die wiederholte Benachrichtung durch Groupon oder eBay Kleinanzeigen, sondern um Neuigkeiten und Fakten mit geschäftlicher Relevanz. Natürlich gilt auch hier das Gesetz der Dosierung: Die Anwender sollten weder in Informationen ertrinken noch unterversorgt sein. Die goldene Mitte ist gefragt – und das steuern wir durch Filter und Personalisierungen im System aus.

Smartphone/Notebook reichen leider nicht... TV Display!

Der Zugriff über Desktop/Notebook oder Smartphone ist zwar heute der Standardweg für eine Systemnutzung. Im Rahmen der konzeptionellen Überlegungen haben wir uns dennoch intensiv gefragt, wie eine optimale Erreichbarkeit des Anwenders wirklich sichergestellt werden kann. Forschungsergebnisse zeigen, dass viele Nachrichten eine Wiederholung oder Erinnerung benötigen, um von Betrachter auch tatsächlich wahrgenommen zu werden. Als Anwender haben wir teilweise bereits eine „Digital Blindness“ entwickelt und blenden Dinge unbewusst aus.

Der VANTAiO Enterprise News Manager ermöglicht deshalb als Verstärkung auch die parallele Versorgung von TV-Screens mit den relevanten Informationen. Displays werden heute bereits von vielen Unternehmen verwendet, zeigen aber häufig nur recht profane Meldungen wie den Kantinenplan des Tages oder das öffentliche Programm eines Nachrichtensenders an. Zudem ist die redaktionelle Pflege entkoppelt, Informationen müssen doppelt erfasst oder per PowerPoint-Präsentation aufgespielt werden.

Platziert man die TV-Screens an prominenten Plätzen im Unternehmen wie zum Beispiel in stark frequentierten Gängen, in Besprechungs- und Aufenthaltsräumen oder am Fahrstuhl, können über diese Displays sehr effizient Neuigkeiten verbreitet werden. Dabei ist vor allem auch die Größenwirkung als Verstärker entscheidend. Vergleichen Sie einmal in der oben gezeigten Abbildung die Darstellung der Nachricht auf einem Smartphone mit der Wirkung auf einem 85-Zoll-Bildschirm.

Wie gelangen die Nachrichten ins System?

Die VANTAiO Lösung beinhaltet zunächst einmal eine eigene, redaktionelle Erfassungskomponente. Hierbei haben wir insbesondere auf eine einfache Benutzung geachtet und uns an Consumer-Standards orientiert. Diskussionen mit ersten Kunden haben gezeigt, dass klassische Redaktionssysteme für Power-Redakteure zwar gut nutzbar sind, den Gelegenheitsredakteur aber überfordern. Ein schnelles Posting ähnlich privater Social-Media-Kanäle ist oftmals nicht möglich.

Unsere Lösung macht es dem Nutzer leicht. Die Bedienung ist intuitiv, und explizit wird auch das Smartphone für die Nachrichtenerfassung unterstützt. Das ist zum Beispiel bei Parkplatzsperrungen oder sonstigen spontanen Problemen oder Defekten in Gebäuden extrem hilfreich.

Über Konnektoren können aber auch professionelle CMS-Systeme, wie zum Beispiel FirstSpirit des Anbieters eSpirit, angebunden werden. Besonders wichtig werden diese Konnektoren zudem für alle weiteren informationsführenden Systeme, wie zum Beispiel das SAP ERP selbst. Eine wesentliche Zielsetzung ist ja gerade die Automatisierung, d.h., vieles muss überhaupt nicht mehr „per Hand“ in das System eingetragen werden, sondern wird automatisch aus der jeweiligen Quelle eingespeist.

Ausblick – wie geht's weiter?

Die neue VANTAiO Lösung wird derzeit gemeinsam mit Early-Adopter-Kunden im Kooperationsmodus entwickelt. Damit erfolgt die Benutzerzentrierung nicht nur in der Theorie, sondern wird bereits zu einem frühen Zeitpunkt in der Praxis auch tatsächlich überprüft. Als einheitliche Technologiebasis wird die SAP Cloud Platform (Multicloud) genutzt. Damit ist eine sehr flexible Auswahl des Betriebes, d.h. Data Centers, möglich – neben SAP auch Microsoft, Google oder Amazon. Die offizielle Veröffentlichung des VANTAiO Enterprise News Manager ist für das zweite Quartal 2020 geplant.

Im nächsten Blogbeitrag werden wir noch detaillierter einzelne Use Cases sowie die zugrundeliegende Technologie beleuchten.

Weiterführende Informationen

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Markus Marenbach
Geschäftsführer
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