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Björn Adam

Head of Consulting Services,
VANTAIO GMBH & CO KG.

7. Dezember 2020

Mit SAP Work Zone zum übergreifenden Digital Workplace?

Ein klassisches Problem von IT-Landschaften sind die sogenannten Silos oder Insel-Lösungen. Diese Einzellösungen umfassen zumeist nur einen oder wenige Anwendungsfälle und stellen ein in sich geschlossenes System ohne nennenswerte Schnittstellen zu anderen Anwendungen dar. Wenn ich in diesem Beitrag von Anwendungsfällen spreche, so meine ich alle Aktivitäten, die ein Nutzer durchführt, um ein fachliches Ziel zu erreichen; das kann z.B. die Buchung der Arbeitszeiten, aber auch das Informieren über eine Betriebsvereinbarung zur Reisekostenabrechnung sein. Generell können diese Aktivitäten aus den folgenden vier Bereichen stammen:

Immer wieder werden Versuche gestartet, diese Insellösungen aufzulösen und einen Schritt in Richtung der Interoperabilität zu gehen. Hierbei kommen oftmals Portallösungen zum Einsatz. In diesem Umfeld zeigen die Entwicklungen der letzten Jahre einen immer wiederkehrenden Wechsel in der Strategie dieser Portale. Zunächst bestand der Wunsch, mit einer Portallösung alle Anwendungsfälle abdecken zu können. Diesem zumeist kosten- und zeitintensivem Vorhaben folgte der Ansatz der „Zwei-Portal“-Strategie. So hat es sich ergeben, dass die beiden großen Business-Software Anbieter Microsoft und SAP mit ihren jeweils vorhandenen Portallösungen im Unternehmen etabliert und gemäß ihren originären Stärken eingesetzt wurden. Zum einen die Microsoft mit der Sharepoint-Plattform. Diese Portallösung hat ihre Stärken in den Bereichen der Kollaboration und Inhalts-/Dokumentenverwaltung. Auf der anderen Seite die SAP mit ihren Portallösungen, die natürlich aufgrund der Prozessnähe die Stärken klar in den Bereichen Analytik & Daten sowie Applikation hat.

Die Praxis zeigt, dass die Interoperabilität zwischen diesen beiden Portalwelten in der Praxis nicht gut funktioniert. Auch die weitergehenden Entwicklungen und Veränderungen in der Arbeitsorganisation und Art und Weise der Arbeit (Stichwort: Arbeit 4.0) führen dazu, dass der Wunsch nach einer Portallösung, die alle vier Bereiche umfasst, immer größer wird. Wir als VANTAiO beschäftigen uns bereits sehr lange mit den SAP-basierten Portallösungen und die Bereiche Collaboration und Inhalte waren bisher hinsichtlich der Funktionalität nicht sonderlich gut ausgeprägt.

Die „Multi-Portal“-Strategie führt in der Praxis zu diversen Problemen. Die Mitarbeiter verbringen mehr Zeit damit, zwischen Anwendungen zu wechseln, was die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erhöht und Entscheidungen und Maßnahmen werden oftmals ohne vollständige Informationen getroffen. Das gleiche gilt für Empfehlungen und Erkenntnissen, die nicht im vollständigem Kontext getroffen werden. Die verschiedenen Plattformen verfügen zumeist jeweils über eine eigene Aufgaben-Inbox. Das führt dazu, dass es schwierig ist, Aufgaben von mehreren Systemen aus zu priorisieren und zu verfolgen. Das alles resultiert darin, dass z.B. Probleme zu spät entdeckt werden (Budgetüberschreitung, Projekt zu spät, verpasste Einnahmen). Es fehlt an einem übergreifenden Dashboard, das z.B. über konsolidierte Kennzahlen und Informationsströme strategische Einblicke und Interpretationsmöglichkeiten bietet und resultiert in aufwändigen manuellen, komplexen und zeitaufwändigen Prozessen, um genau diese wichtigen Informationen zu erhalten.

Die SAP hat diese Lücke nun mit SAP Work Zone geschlossen. Die neue Portallösung von SAP, die auf der SAP Cloud Platform angeboten wird, bietet alle vier dargelegten Bereiche und stellt somit eine übergreifende Digital Workplace / Portallösung dar. SAP Work Zone löst perspektivisch auch den Cloud Portal Service der SAP Cloud Platform ab. Aus „Multi-Portal“ kann durch SAP Work Zone eine „Ein-Portal“-Lösung geschaffen werden. SAP Work Zone ist eine übergreifende intuitive Digital Workplace-Lösung mit dem Ziel, die Effizienz und die Produktivität der Nutzer zu erhöhen, indem jederzeit auf relevante Anwendungen, Informationen und Kollaborationsfunktionalität zugegriffen werden kann.

Die Abbildung zeigt die Anatomie des SAP Work Zone. Das System ist modular aufgebaut und kann somit durch Redakteure schnell und einfach an die Anforderungen angepasst werden. Darüber hinaus kann die SAP Work Zone sowohl von einem klassischen Laptop oder Desktop PC als auch von mobilen Geräten wie Smartphones genutzt werden. Für Smartphones existiert eine native App.

Durch die enge Verknüpfung der Bereiche Kollaboration, Inhalte, Daten und Anwendungen ergeben sich hier bereichsübergreifende Anwendungsfälle und Möglichkeiten. Typische Beispiele in der Praxis ist die übergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit in Teams und Projekten innerhalb des Unternehmens und mit Partnern, Onboarding-Prozesse mit Prozess-Integration z.B. zur Bestellung von Arbeitsmitteln sowie Mentoring, Support und Unterstützungsleistungen.

SAP Work Zone ist eine all-umfassende Plattform mit vielfältiger Funktionalität und Anpassbarkeit. Alle Funktionalitäten dieser Plattform aufzuzeigen ist im Rahmen dieses Beitrages nicht möglich. Einige der Highlights möchte ich dennoch nennen:

  • Einfache, moderne und konsistente Benutzeroberfläche, die ein einheitliches und effizientes Arbeiten erlaubt.
    Mithilfe des SAPUI5- und SAP Fiori-Designs sowie neuer Technologien wie Chatbots und Feed-Konversationen können Benutzer auf einfache Weise interagieren, zusammenarbeiten sowie Informationen und Dokumente austauschen.

  • Zentraler Zugang zu Informationen, Daten, Anwendungen und Ansprechpartnern

  • Die SAP Work Zone bietet den Benutzern den Zugang zu allen Apps, Inhalten und Daten, die sie benötigen. Es bietet einen zentralen Einstiegspunkt für alle Geschäftsprozesse und für jeden Mitarbeiter. Anstatt ständig zwischen verschiedenen Anwendungen, Ordnern und Datenbanken zu wechseln, können sie die relevanten Informationen auf einen Blick sehen. Auf einer einzelnen Seite oder in einem Arbeitsbereich werden SAP- und Nicht-SAP-Apps nahtlos zusammen mit verschiedenen Inhaltstypen integriert, einschließlich Aufgaben und Workflows, Webinhalten und Geschäftsdaten.

  • Funktionen zur Erstellung und Zusammenarbeit von Inhalten:
    Die Benutzer können von einer Vielzahl von Optionen profitieren, um Informationen zu präsentieren und zusammenzuarbeiten: Zum Beispiel Blogs, einfacher Text, Multimedia, Umfragen, Wiki-Seiten, Ereignisse, Knowledge Base-Artikel, Aufgaben und Feeds.

  • Personalisierung und Anpassung:
    Benutzer können ihre SAP Work Zone entsprechend ihren individuellen Anforderungen gestalten, um die Plattform noch besser auf die persönlichen Bedarfe anpassen zu können. Rollenbasierte Inhalte können neben der kontextbezogenen Unterstützung, unabhängig davon, ob sie strukturiert oder unstrukturiert sind, wie Posteingänge oder Gruppenchats, problemlos angezeigt werden. Benutzer können die Anwendungen und Informationsquellen priorisieren, die für ihre Arbeit am relevantesten sind.

  • Sicherer Zugang:
    Die Sicherheit, das SSO und die Nutzerverwaltung werden über SAP Cloud Services gesteuert.

  • Zugriff über mehrere Kanäle:
    Aufgrund der Responsivität können die Nutzer über verschiedene Geräte die SAP Work Zone nutzen.

Wir als VANTAiO sind bereits seit der Entwicklungsphase der SAP Plattform eng mit dabei und konnten schon einige Projekterfahrungen sammeln. Daher stehen wir Ihnen gerne jederzeit als Ansprechpartner rund um die neue SAP Portal-Plattform zur Verfügung. Ich kann ihnen aus voller Überzeugung empfehlen, sich mit dem neuen Produkt eingehend zu beschäftigen. Einige unserer Kunden tun dies bereits mit großer Begeisterung.

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Björn Adam
Head of Consulting Services
T +49 6131 – 622280