Der Weg zu Ihrem HR-Portal

Die Vorteile eines HR-Portals klingen per se bereits überzeugend, aber natürlich tritt an den Beginn eines Portalprojekts auch immer die Frage nach der wirtschaftlichen Abbildbarkeit und Sinnhaftigkeit einer solchen Investition. Doch wie berechnet man das?

Die Einführung eines HR-Portals ist im Wesentlichen ein Projekt zur Effizienzsteigerung. Ein Weg zur Einschätzung des ROI (Return on Investment) führt über die sogenannte Betreuungskennzahl. Diese Betreuungskennzahl gibt die Relation zwischen Mitarbeitern im Personalbereich und Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen an. Wenn sich durch die Einführung von Self-Services (wie das eigenständige Abrufen von Gehaltsnachweisen) die Quote z.B. von 1:500 auf 1:750 verändern lässt, bedeutet dies sehr schnell hohe Kosteneinsparungen – und somit auch einen entsprechend zügigen ROI.

Zusätzlich können auch die Prozessoptimierungen betrachtet werden. Die Reduktion der Prozesslaufzeiten führt unmittelbar zu einem höheren Durchsatz. Erfahrungsgemäß birgt insbesondere die Straffung der Prozesse für Abwesenheits- und Zeitmanagement, Reisemanagement und Weiterbildungsgenehmigung enormes Potenzial. So konnte beispielsweise in einer von Deloitte Consulting und SAP durchgeführten Studie nachgewiesen werden, dass die Prozesskosten für die Durchführung einer Abwesenheitsmeldung bei optimaler IT-Systemunterstützung signifikant sinken.

Um die Umsetzung eines HR-Portals möglichst schlank zu halten, bietet sich die Nutzung von Standardsoftware-Bestandteilen an, die aber dennoch individuell anpassbar sind. Wir empfehlen ein Aufsetzen auf einer der zwei großen SAP-Technologien – SAP NetWeaver oder SAP Cloud Platform – und die Erweiterung und Ergänzung durch VANTAiO Portalsoftware. Diese Kombination ist insgesamt sehr variabel und ermöglicht zugleich die ganzheitliche Abdeckung des Themas „HR-Portal“. Da viele der genannten Inhalte und Projektziele bereits im Standard durch VANTAiO Software abgedeckt werden, sparen Sie Zeit und Geld.

Die optische und inhaltliche Ausgestaltung des Portals ist dabei sehr flexibel, ebenso wie die Wahl der genutzten Devices: Der Endanwender kann entweder über den Web-Browser seines PCs bzw. Notebooks oder via Smartphone und Tablet auf das System zugreifen.

Die Integration von weiteren SAP- und Non-SAP-Technologien in die Portallösung ist zumeist ganz unproblematisch machbar. Im Hinblick auf die mobile Nutzung von Prozessen ist allerdings die Prüfung jedes einzelnen Services bezüglich seiner Eignung dafür notwendig. Damit die neue Lösung auch vollständig auf mobilen Endgeräten wie Smartphones verwendbar ist, sind ggf. die UI-Technologien bestehender oder auch neu abgebildeter Service-Prozesse umzustellen (z.B. von SAP WebDynpro auf SAPUI5).

Als Oberflächentechnologie empfehlen wir den neuen SAP-Standard SAPUI5. Für die Erstellung und Ausgestaltung von Workflows setzen wir auf die Kombination aus verschiedenen Werkzeugen:

• Einsatz vorhandener SAPUI5- bzw. SAP-Fiori- Applikationen – kundenspezifische Anpassungen oder Neuentwicklungen mit den Entwicklungswerkzeugen der SAP sind hierbei jederzeit machbar
• Einsatz des VANTAiO Workflow Managers, der bereits über 100 fertige HR-Services-Formulare mitbringt und so mit wenig Aufwand die Erstellung individueller Workflows ermöglicht
• Nutzung und Integration von fertigen Drittanbieterlösungen, die entsprechend konfiguriert werden, um sie an die Unternehmensbedürfnisse anzupassen

Erfahrungsgemäß werden also bei der Umsetzung eines HR-Portals mehrere Techniken parallel eingesetzt, um so optimal von deren jeweils spezifischen Vorteilen profitieren zu können. Vorgabe sollte jedoch sein, dass alle eingesetzten Technologien dem SAP-Frontend-Standard SAPUI5 folgen, damit das finale Erscheinungsbild möglichst harmonisch ist.

Bewährt hat sich eine Aufteilung des Projektes in vier Abschnitte bzw. Segmente: 1. Proof of Concept, 2. Vorbereitung und Konzeption, 3. Implementierung sowie 4. Einführung und Go-Live.

Optionaler Startschuss ist ein Proof of Concept (PoC), mit dem der Nachweis der grundsätzlichen Machbarkeit erbracht wird. In der anschließenden Vorbereitungs- und Konzeptionsphase werden bestehende Interpretationsspielräume noch vor der Entwicklung geklärt und die Funktionalitäten im Detail beschrieben. Auf Basis der verabschiedeten Konzeption erfolgt die Implementierung der Software im Rahmen verschiedener Waves. So entstehen überschaubare, abgeschlossene Entwicklungsstufen, die separat auf den Systemen eingespielt und geprüft werden können. Auch die Durchführung von User Acceptance Tests ist während dieser Waves möglich. Nach Abschluss der Entwicklung wird das System eingeführt – natürlich nicht, ohne Performance und Laststabilität final zu prüfen. Die notwendigen Schulungen finden statt, Dokumentationen werden fertigstellt und das Portal mit Content befüllt (die Content-Befüllung kann auf Wunsch auch bereits in einem früheren Projektstadium erfolgen). Dann heißt es: „Go live!“