vantaio mobile

Anna Holzmann

Sales Manager,
VANTAiO GmbH & Co KG.

21. Oktober 2019

Der Weg zu Ihrem HR-Portal

Ziel: Der HR-Abteilung den Rücken stärken

Kein leichter Stand für die Personalabteilung: Ihr Arbeitsalltag ist oftmals extrem durch zeitraubende Routineaufgaben geprägt. Noch dazu werden Leistungsspektrum und Workload der Fachabteilung von Kollegen und Externen häufig unterschätzt.

Ein HR-orientiertes Mitarbeiterportal kann da Abhilfe schaffen. Es ermöglicht die Digitalisierung, Automatisierung, Standardisierung und nachhaltige Verbesserung von Prozessen im Personalwesen. Durch Automatisierungsvorgänge werden Fehler minimiert oder gleich von Anfang an vermieden. Mitarbeiter können selbstständig auf relevante Daten zugreifen und bei Bedarf Änderungen vornehmen (Self Services) – das spart Zeit und erhöht die Datenqualität.

Kommunikationswege werden verkürzt und Informationsprozesse effizient und proaktiv gestaltet. So führt z.B. die Bereitstellung von Informationen im Mitarbeiterportal zu einer Reduktion von Einarbeitungs- und Schulungszeiten. Dokumentationen und Videos können bequem vom Arbeitsplatz aus abgerufen werden. Die Kollaboration zwischen Fachabteilung, Mitarbeitern und Führungskräften wird spürbar optimiert.

Ein echter Pluspunkt – denn die Personalabteilung (aber auch die Gesamtorganisation des Unternehmens) wird auf diese Weise nachhaltig entlastet und kann sich ganz auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Frei gewordene Kapazitäten können in die Steigerung der HR-Serviceleistung und die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens und der Mitarbeitenden investiert werden.

Zugleich entsteht im Unternehmen mehr Transparenz für Aufgaben und Angebote des HR-Bereichs: die ideale Ausgangsbasis nicht nur für mehr Wertschöpfung, sondern auch für mehr Wertschätzung der HR-Abteilung.

Vorteile für die gesamte Belegschaft

Ein HR-Portal rückt aber nicht nur die Fachabteilung ins rechte Licht, sondern bringt glasklare Benefits für alle Mitarbeiter im Unternehmen:

 

  HR-Experten Management Mitarbeiter
Zentraler Kommunikationskanal an die Mitarbeiter Bessere Unterstützung der Führungskräfte Einfacher und einheitlicher Zugang zu HR-relevanten Informationen und Services
Sehr einfache Pflege der Inhalte und Struktur im Alltag Verbesserte Möglichkeiten der Mitarbeiterbindung und -Rekrutierung Richtige Ansprechpartner schnell und einfach finden
Entlastung von wiederkehrenden Tätigkeiten durch Self Services Hohe Projektsicherheit und Investitionssicherheit durch Standardisierung und bewiesene Benutzerakzeptanz

Vereinfachung „Onboarding“ bei neuen Mitarbeitern

 

Individuell erweiterbar Sichere Investition durch zukunftssichere, erweiterbare Plattform Hohe Akzeptanz durch hohen Nutzen
Erfüllung der hohen Sicherheitsanforderungen   Flexibilisierung und Effizienzsteigerung durch Self Services
Verbesserung der HR-Internen Zusammenarbeit und des Informationsaustauschs    

Eine Investition, die sich rechnet

Die Vorteile eines HR-Portals klingen per se bereits überzeugend, aber natürlich tritt an den Beginn eines Portalprojekts auch immer die Frage nach der wirtschaftlichen Abbildbarkeit und Sinnhaftigkeit einer solchen Investition. Doch wie berechnet man das?

Die Einführung eines HR-Portals ist im Wesentlichen ein Projekt zur Effizienzsteigerung. Ein Weg zur Einschätzung des ROI (Return on Investment) führt über die sogenannte Betreuungskennzahl. Diese Betreuungskennzahl gibt die Relation zwischen Mitarbeitern im Personalbereich und Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen an. Wenn sich durch die Einführung von Self-Services (wie das eigenständige Abrufen von Gehaltsnachweisen) die Quote z.B. von 1:500 auf 1:750 verändern lässt, bedeutet dies sehr schnell hohe Kosteneinsparungen – und somit auch einen entsprechend zügigen ROI.

Zusätzlich können auch die Prozessoptimierungen betrachtet werden. Die Reduktion der Prozesslaufzeiten führt unmittelbar zu einem höheren Durchsatz. Erfahrungsgemäß birgt insbesondere die Straffung der Prozesse für Abwesenheits- und Zeitmanagement, Reisemanagement und Weiterbildungsgenehmigung enormes Potenzial. So konnte beispielsweise in einer von Deloitte Consulting und SAP durchgeführten Studie nachgewiesen werden, dass die Prozesskosten für die Durchführung einer Abwesenheitsmeldung bei optimaler IT-Systemunterstützung signifikant sinken.

Standardisiert – und zugleich flexibel

Um die Umsetzung eines HR-Portals möglichst schlank zu halten, bietet sich die Nutzung von Standardsoftware-Bestandteilen an, die aber dennoch individuell anpassbar sind. Wir empfehlen ein Aufsetzen auf einer der zwei großen SAP-Technologien – SAP NetWeaver oder SAP Cloud Platform – und die Erweiterung und Ergänzung durch VANTAiO Portalsoftware. Diese Kombination ist insgesamt sehr variabel und ermöglicht zugleich die ganzheitliche Abdeckung des Themas „HR-Portal“. Da viele der genannten Inhalte und Projektziele bereits im Standard durch VANTAiO Software abgedeckt werden, sparen Sie Zeit und Geld.

Die optische und inhaltliche Ausgestaltung des Portals ist dabei sehr flexibel, ebenso wie die Wahl der genutzten Devices: Der Endanwender kann entweder über den Web-Browser seines PCs bzw. Notebooks oder via Smartphone und Tablet auf das System zugreifen.

Mit der technischen Brille betrachtet

Die Integration von weiteren SAP- und Non-SAP-Technologien in die Portallösung ist zumeist ganz unproblematisch machbar. Im Hinblick auf die mobile Nutzung von Prozessen ist allerdings die Prüfung jedes einzelnen Services bezüglich seiner Eignung dafür notwendig. Damit die neue Lösung auch vollständig auf mobilen Endgeräten wie Smartphones verwendbar ist, sind ggf. die UI-Technologien bestehender oder auch neu abgebildeter Service-Prozesse umzustellen (z.B. von SAP WebDynpro auf SAPUI5).

Als Oberflächentechnologie empfehlen wir den neuen SAP-Standard SAPUI5. Für die Erstellung und Ausgestaltung von Workflows setzen wir auf die Kombination aus verschiedenen Werkzeugen:

  • Einsatz vorhandener SAPUI5- bzw. SAP-Fiori- Applikationen – kundenspezifische Anpassungen oder Neuentwicklungen mit den Entwicklungswerkzeugen der SAP sind hierbei jederzeit machbar
  • Einsatz des VANTAiO Workflow Managers, der bereits über 100 fertige HR-Services-Formulare mitbringt und so mit wenig Aufwand die Erstellung individueller Workflows ermöglicht
  • Nutzung und Integration von fertigen Drittanbieterlösungen, die entsprechend konfiguriert werden, um sie an die Unternehmensbedürfnisse anzupassen

Erfahrungsgemäß werden also bei der Umsetzung eines HR-Portals mehrere Techniken parallel eingesetzt, um so optimal von deren jeweils spezifischen Vorteilen profitieren zu können. Vorgabe sollte jedoch sein, dass alle eingesetzten Technologien dem SAP-Frontend-Standard SAPUI5 folgen, damit das finale Erscheinungsbild möglichst harmonisch ist.

In medias res: Projektmodell und Umsetzung

Bewährt hat sich eine Aufteilung des Projektes in vier Abschnitte bzw. Segmente: 1. Proof of Concept, 2. Vorbereitung und Konzeption, 3. Implementierung sowie 4. Einführung und Go-Live.

Optionaler Startschuss ist ein Proof of Concept (PoC), mit dem der Nachweis der grundsätzlichen Machbarkeit erbracht wird. In der anschließenden Vorbereitungs- und Konzeptionsphase werden bestehende Interpretationsspielräume noch vor der Entwicklung geklärt und die Funktionalitäten im Detail beschrieben. Auf Basis der verabschiedeten Konzeption erfolgt die Implementierung der Software im Rahmen verschiedener Waves. So entstehen überschaubare, abgeschlossene Entwicklungsstufen, die separat auf den Systemen eingespielt und geprüft werden können. Auch die Durchführung von User Acceptance Tests ist während dieser Waves möglich. Nach Abschluss der Entwicklung wird das System eingeführt – natürlich nicht, ohne Performance und Laststabilität final zu prüfen. Die notwendigen Schulungen finden statt, Dokumentationen werden fertigstellt und das Portal mit Content befüllt (die Content-Befüllung kann auf Wunsch auch bereits in einem früheren Projektstadium erfolgen). Dann heißt es: „Go live!“

Sie haben noch Fragen?
Kontaktieren Sie mich gerne.

Sie haben noch Fragen zu diesem Blogeintrag oder zum HR Portal? Gerne stehe ich Ihnen persönlich für Ihr Anliegen oder Ihre Fragen zur Verfügung.

Anna Holzmann
Sales Manager
T +49 6131 – 622280