vantaio mobile

Dominik Neumann

Consultant UX & Digital Workplace,
VANTAiO GmbH & Co KG.

23. November 2021

Der Weg vom SAP Enterprise Portal zur SAP Work Zone

Ein Nachfolger für das SAP Enterprise Portal

Bereits auf der TechEd 2020 hat SAP eine ganz neue Art der Portallösung vorgestellt: Die SAP Work Zone. Für viele ist es naheliegend, diese als direktes Nachfolgeprodukt für das bewährte SAP Enterprise Portal zu betrachten. Denn SAP hat den allgemeinen Support für die aktuelle Version 7.5 des Enterprise Portals bekanntermaßen zum Jahresende 2027 aufgekündigt. Die SAP Work Zone hingegen passt zur aktuellen Gesamtausrichtung des Software-Konzerns: Ein digitaler Arbeitsplatz für alle Mitarbeiter, Workflows und Anwendungen in der (Multi-)Cloud, genauer gesagt auf der SAP Business Technology Platform (kurz BTP). Ein Umstieg ist also für alle Kunden naheliegend - oder? Wir werfen einen Blick auf die Besonderheiten der SAP Work Zone und erklären, welche Stolpersteine der Migration Sie bestenfalls schon im Vorfeld aus dem Weg räumen.

Alles in einem: Der digitale Arbeitsplatz

Offiziell bezeichnet SAP selbst die SAP Work Zone nicht als Nachfolger des SAP Enterprise Portals. Dafür sind die Unterschiede in der technologischen und funktionalen Ausrichtung dann wohl doch etwas zu groß. SAP empfiehlt eine schrittweise Migration vom Enterprise Portal in die SAP BTP und zum dortigen Launchpad Service. Keine Frage: Dorthin wird es früher oder später sämtliche SAP-Anwender ziehen. SAP BTP und Launchpad Service sind allerdings nur die grundlegende Basis. Wenn Nutzer des SAP Enterprise Portals eine vergleichbare Portallösung in der Cloud suchen, dann kommt in der SAP-Welt derzeit kein anderes Produkt in Frage als die SAP Work Zone. Das sieht auch SAP so. Denn nicht nur das zentrale Launchpad ist bereits integraler Bestandteil des Cloud-Produkts. Hinzu kommen aus dem SAP Cloud Portal Service bekannte, weitläufige Möglichkeiten zur Content-Pflege, sowie die aus der Social-Media-Plattform SAP Jam stammenden Gruppen bzw. Arbeitsbereiche für kollaborative Zusammenarbeit. Im Endeffekt ist die SAP Work Zone also nicht einmal ein gänzlich neues Produkt. Vielmehr handelt es sich um einen ganzheitlichen Ansatz der SAP mit dem Ziel, die typischen Themenfelder einer Digital-Workplace-Lösung in einer Suite zusammenzuführen, die bisher über verschiedene Produkte der SAP verteilt waren: Content, Anwendungen, Daten, Kommunikation und Kollaboration.

Informativer Content, nützliche Self-Services und der direkte Austausch via Social Feed: So sieht der beispielhafte Aufbau eines Arbeitsbereiches in der SAP Work Zone aus.

Die SAP Work Zone: Eine perfekte Lösung?

Viele Nutzer ebendieser Vorgängerprodukte dürften an dieser Stelle hellhörig werden. Eine einzige zentrale Anlaufstelle für praktisch alle digitalen Workflows, ohne zeitraubende Medienbrüche oder aufwendige Integrationen von Drittsystemen? Es sind hochgesteckte Ziele, und gleich vorweg: Die SAP Work Zone kann sie erfüllen. Der Gewinn im Hinblick auf eine konsistente User Experience für die Nutzer ist enorm, genau so wie die Reduktion der Komplexität und des Konfigurationsaufwandes aus administrativer Sicht. Denn als vollständig in der SAP BTP verortete Plattform skaliert die SAP Work Zone mit ihren Anforderungen. Kostenintensive Server-Infrastrukturen im eigenen Haus gehören also der Vergangenheit an. Darüber hinaus sind native Apps für iOS und Android ebenso mit an Bord wie einfache Anbindungen an weit verbreitete Tools wie Microsoft Teams und SharePoint. Ist die SAP Work Zone also die perfekte Nachfolgelösung für jedes On-Premise SAP Portal? Die Antwort ist nicht ganz so einfach. Denn die SAP Work Zone macht eine Menge anders als das SAP Enterprise Portal. Und diese veränderten Vorzeichen sollten Sie in jedem Fall frühzeitig prüfen, damit Sie sicher sein können, dass die SAP Work Zone das richtige Produkt für Ihre Anforderungen ist.

Praktischer Standard, begrenzte Individualität

Ob Sie Ihren Intranet-Content ansehnlich und modern präsentieren, kontextbezogen passende Absprünge auf Applikationen anbieten oder die Selbstorganisation der Mitarbeiter in kollaborativen Arbeitsräumen fördern wollen: All diese Features stehen nach dem initialen Setup der SAP Work Zone out-of-the-box zur Verfügung. Entsprechend schnell sind erste Nutzungsszenarien entworfen und im Unternehmen ausgerollt. Die Kehrseite besteht in der Begrenzung der Customizing-Optionen. Die SAP Work Zone ist ein Standardprodukt aus der Cloud, und so ist ihre Flexibilität im Hinblick auf Struktur, Aufbau und Erscheinungsbild begrenzt. Content, Anwendungen und Arbeitsbereiche sind hierarchisch gleichgestellt und stehen im Vordergrund. Keiner dieser Bestandteile ist aus der SAP Work Zone wegzudenken, und so ist es kaum empfehlenswert, auf die Plattform zu setzen, wenn nicht auch alle diese Kernbereiche genutzt werden sollen.

Mit dem UI Theme Designer lassen sich auf die Work Zone angepasste Custom Themes erstellen, welche zur Umgestaltung der Plattform im Sinne des Corporate Designs in den meisten Fällen vollkommen ausreichen. Auch die Ausgestaltung des Contents liegt vollständig in Ihrer Hand. Im Detail gibt es allerdings die eine oder andere Einschränkung: So besteht das Frontend der SAP Work Zone aus dem Core des früheren SAP Jam und der aufgesetzten SAP Fiori Shell Bar. Anpassungen am Design des Themes wirken sich größtenteils auf die Fiori Shell aus, welche maßgeblich den Header und einige standardisierte Gestaltungselemente ausmacht. Möchten Sie auch den Contentbereich entscheidend umgestalten, dann ist das nur via Custom-CSS möglich.

Die Content-Navigation der SAP Work Zone (hellgrau) ist redaktionell vollkommen frei pflegbar - die Hauptnavigation (dunkelblau) hingegen ist fester Bestandteil der Fiori Shell Bar und gibt einheitliche Einstiege in die Kernbereiche der Plattform vor.

Auch die Anpassungsfähigkeit der Informationsarchitektur ist begrenzt: Die Content-Navigation ist zwar vollständig frei gestaltbar, ist allerdings selbst nur eine Subnavigation innerhalb der SAP Work Zone. Die Hauptnavigation mit Verlinkungen zu den wichtigsten Bereichen und Funktionen hingegen ist von SAP fix vorgegeben. Konfigurierbar ist hier nur das Ein- oder Ausblenden von "Mein Arbeitsbereich", der individuell vom jeweiligen Nutzer nach eigenen Wünschen gepflegt werden kann. Und wo wir gerade beim Content waren: Wenn Sie in Ihrem Enterprise Portal mehrschichtige Inhalte auf viele Navigationsebenen verteilt haben sollten, dann bedarf die Migration zur SAP Work Zone einer besonders durchdachten Planung. Denn die Content-Struktur erlaubt hier nur zwei Navigationsebenen, danach ist Schluss - zumindest mit offiziellen Mitteln. Aufgrund der tiefen Integration der kollaborativen Arbeitsbereiche bieten diese sich als Erweiterungsoption an, zumal sie zwei weitere beliebig pflegbare Navigationsebenen an den Start bringen. Mit dem integrierten Dokumentenmanagement und beliebig einsetzbaren Funktionalitäten wie Aufgabenlisten, Wissensdatenbanken oder Terminkalendern warten die Arbeitsbereiche ohnehin mit einigen schlagkräftigen Argumenten für eine intensive Nutzung auf.

Kollaboration steht im Vordergrund

Für alles und jeden die perfekte Lösung mag die SAP Work Zone also doch nicht sein - natürlich nicht, kein System ist das. Umso wichtiger ist es, das System im Hinblick auf die eigenen Anforderungen genau zu evaluieren. In diesem Zuge sind auch die Beweggründe der SAP für ihre Produktentscheidungen nachvollziehbar. Denn natürlich will man mit den beschriebenen potenziellen Fallstricken den Kunden nicht das Leben erschweren. Vielmehr sind sie Ausdruck eines konsistenten Produktdesigns, von dem man in Walldorf offensichtlich voll und ganz überzeugt ist. Die Benutzeroberfläche der SAP Work Zone setzt die Fiori-Designsprache fort und funktioniert, vor allem mit dem Fokus auf die Zusammenarbeit in kollaborativen Arbeitsbereichen - dem offensichtlichen Dreh- und Angelpunkt des Produkts. Wer im Portal nur top-down an die Mitarbeiterschaft kommunizieren möchte, ist hier also eher an der falschen Adresse. Für alle anderen ist die SAP Work Zone eine mächtige und sehr gut nutzbare Plattform für eine ganze Menge von Anwendungsfällen. Als echter Digital Workplace stellt sie alle im Arbeitsalltag relevanten Anwendungen bereit, spielt informativen Content aus und fördert die Zusammenarbeit in Teams sowie den Austausch zwischen den Mitarbeitern - und das alles nach Belieben rollenbasiert sowie personalisierbar.

Gute Planung ist die halbe Miete

Wie in allen Migrationsprojekten will der Umstieg aber gut geplant sein. Denn es gibt eben nicht den einen Migrationspfad vom SAP Enterprise Portal in die Cloud. So tun Sie gut daran, den aktuellen Lageplan Ihres Portals und der angebundenen Systeme genauestens zu analysieren und die wichtigsten Use Cases aller involvierten Akteure zu identifizieren. Ausgehend davon lässt sich dann ein individuelles Zielbild erstellen, das sich mit dem Feature-Set und den technischen Grundvoraussetzungen der SAP Work Zone abgleichen lässt.

Als langjähriger SAP-Partner und erfahrener Dienstleister rund um die Planung, Konzeption und Umsetzung von Portallösungen freuen wir uns, wenn wir Sie auf diesem Weg in die digitale Zukunft Ihrer Organisation begleiten können. Die Chancen stehen gut, dass die SAP Work Zone in dieser eine zentrale Rolle spielt. Und falls sie doch nicht die richtige Lösung sein sollte, sind passende Alternativen nicht weit. Wenn Kommunikation und Kollaboration zum Beispiel weniger im Fokus stehen, eignet sich auch ein zentrales SAP Launchpad als starke Basis für Anwendungen und Prozesse, mitsamt Integration von Business-Daten. Der VANTAiO Enterprise News Manager ist die optimale Lösung für News und Content und ergibt sowohl im Verbund mit dem Launchpad als auch mit der Work Zone ein potentes Gesamtpaket. Sprechen Sie uns gerne an.

Sie haben noch Fragen?
Kontaktieren Sie mich gerne.

Sie haben noch Fragen zu diesem Blogeintrag oder zum SAP Enterprise Portal oder der SAP Work Zone? Gerne stehe ich Ihnen persönlich für Ihr Anliegen oder Ihre Fragen zur Verfügung.

Dominik Neumann
Consultant UX & Digital Workplace
T +49 6131 – 622280